17 APRILE 2024

Quali documenti doganali servono per esportare?

La crescita degli acquisti online a livello globale registrata negli ultimi anni ha aperto nuove frontiere e permesso a e-commerce e piccole aziende di raggiungere sempre nuovi clienti e un più facile accesso ai mercati internazionali.

Tuttavia, la possibilità di vendere i propri prodotti all’estero o di importare merce e materie prime utili per il proprio business, richiede non solo strategie di marketing e vendita efficaci ma anche una comprensione approfondita dei processi logistici: tra questi, fondamentali sono gli aspetti legati ai documenti doganali necessari per l’import/export. Effettuare una vendita e poi scoprire che la spedizione è bloccata alla frontiera a causa di una documentazione insufficiente rischia, infatti, di generare insoddisfazione nel cliente e può arrivare a comportare per il venditore oneri aggiuntivi. È pertanto necessario conoscere la legislazione e le normative vigenti in materia di tasse, dazi doganali: ma quali sono i documenti doganali necessari per esportare all’estero o importare prodotti dai paesi stranieri? Non si può rispondere a questa domanda in maniera univoca: i traffici transfrontalieri di merci, infatti, cambiano a seconda delle aree e dei rapporti tra paese e paese, obbligando le aziende a un notevole sforzo logistico e organizzativo per non incappare in problematiche e irregolarità.

Secondo uno studio realizzato da Statista, nel 2024 le vendite al dettaglio dell’e-commerce supereranno i 6,3 trilioni di dollari in tutto il mondo e si prevede che questa cifra continuerà a crescere nei prossimi anni mentre un report realizzato da Transport Intelligence riporta che nel 2023 sono stati spediti complessivamente nel mondo oltre 189 miliardi di pacchi. Alla base di questa tendenza, non c’è solo la convenienza data dall’acquisto di prodotti online, ma anche la possibilità per i consumatori di rivolgersi a un mercato più ampio e trovare, di volta in volta, le offerte più favorevoli. Oltre 5 miliardi di utenti in tutto il globo utilizzano internet, traendo vantaggio dalla possibilità di acquistare online a prescindere dalla sede di origine dello store. Ciò rappresenta, per le aziende, una grande opportunità, ma al contempo obbliga a valutare e pianificare con grande attenzione tanto gli acquisti quanto le spedizioni verso l’estero. Vediamo in che modo.

Che documenti servono per esportare e importare

Chi vuole vendere online all’estero deve muoversi nel complesso mondo delle esportazioni e ciò implica la capacità di gestire i documenti doganali, essenziali per garantire che le merci attraversino le frontiere senza intoppi, rispettando le normative internazionali e locali e le esigenze del cliente. Infatti non solo attestano l'origine, il valore e le specifiche dei prodotti esportati ma sono anche cruciali per il calcolo dei dazi, la conformità alle regolamentazioni del commercio internazionale e la prevenzione di ritardi logistici.Comprendere quali documenti servono per esportare diventa fondamentale per evitare complicazioni, ottimizzare i tempi di consegna e massimizzare la soddisfazione del cliente.

La preparazione adeguata di questa documentazione è un passo vitale per garantire efficienza e precisione nel contesto del mercato globale, permettendo alle aziende di sfruttare pienamente le opportunità offerte dal commercio internazionale.

Paesi UE

Nell'ambito dell'Unione Europea, esportare merci si configura come un'operazione generalmente meno onerosa in termini di burocrazia, grazie alla creazione di un mercato unico che permette una libera circolazione dei prodotti tra i 27 stati membri, senza il bisogno di controlli o il versamento di dazi. Tuttavia, ciò non significa che le aziende possano procedere senza alcuna documentazione. Restano, infatti, attivi i controlli sulle licenze e le restrizioni e normative relative alle merci pericolose nonché tutte le norme sulla sicurezza, la salute e l'ambiente. Inoltre, le autorità doganali possono effettuare controlli per prevenire il commercio illegale al fine di proteggere i consumatori. La corretta compilazione e presentazione dei documenti è fondamentale, dunque, per garantire che il processo di import/export si svolga senza intoppi. Affidarsi a player specializzati, professionisti che conoscono le normative di riferimento dei paesi verso i quali si esporta e gli elenchi di merci soggette a particolari controlli può rivelarsi un’ottima strategia per evitare di incappare in contrattempi e sanzioni.

Paesi extra UE

Quando si guarda al di fuori dei confini dell'Unione Europea, le complessità aumentano. Ogni paese esterno all'UE può avere requisiti specifici, rendendo cruciale per i venditori conoscere e preparare accuratamente la documentazione necessaria per esportare. I venditori che operano dall'UE devono presentare domanda presso l'amministrazione doganale di competenza al fine di ottenere l’EORI, il numero di registrazione e identificazione, valido in tutta Europa, degli operatori economici e necessario per tutte le dichiarazioni doganali. È inoltre importante sottolineare che in questo contesto, è richiesto alle merci il superamento della dogana sia in uscita che in entrata.Nel primo caso è necessario essere in possesso di alcuni documenti, che possono essere presentati dal venditore o dalla società di spedizioni che cura il servizio per conto dell’azienda, tra cui:

• Fattura, documenti di trasporto e bolla di accompagnamento del carico.

• Documenti relativi all'IVA e alle esportazioni

• Certificati o licenze specifiche. Quando la merce arriva nel paese di destinazione, vengono applicati invece i requisiti ivi previsti per legge. Le autorità competenti, infatti, possono richiedere alcuni documenti necessari per l'importazione, come ad esempio:

• Fattura commerciale pro forma, con elementi descrittivi relativi alla forma e al contenuto essenziali;

• Distinta di carico;

• Licenze d'importazione per determinate merci;

• Certificati attestanti la conformità del prodotto alle norme in materia di salute e sicurezza, etichettatura e imballaggio.

È cruciale, inoltre, conoscere se esistono restrizioni commerciali relative ai propri prodotti. In alcuni paesi, come ad esempio la Cina, esistono apposite liste che elencano i prodotti ammessi alla vendita: farli viaggiare con le certificazioni in regola è essenziale per assicurare la soddisfazione dei clienti e apportare benefici al proprio business. E’ bene, perciò, affidarsi alla consulenza di esperti nella gestione delle procedure doganali, professionisti capaci di assistere le aziende non solo nella spedizione e nell’importazione, ma anche nelle fasi più complesse, come ad esempio quelle relative ai resi internazionali.

Documenti doganali per esportare negli USA

Il mercato americano rappresenta un punto di riferimento e una grande opportunità. L'esportazione verso gli Stati Uniti presenta però sfide uniche, data la complessità delle normative. Le aziende devono essere meticolose nel compiere ogni operazione nel modo giusto al fine di evitare ritardi che potrebbero influire negativamente sulla soddisfazione del cliente. Ecco quali sono i documenti doganali per vendere negli USA.

• Lettera di Vettura: è rappresentata dall’etichettatura apposta sul pacco dal corriere e contiene i dati di mittente, destinatario e il codice che identifica la spedizione. 

• Moduli CN22 e/o CN23: specificano il contenuto della spedizione e il suo valore.

• Fattura proforma: deve essere redatta in inglese, riportando con esattezza i dati relativi a mittente e destinatario; una descrizione precisa della merce; i codici doganali di riferimento delle tipologie di merci; quantità, peso netto e lordo per articolo, valore per pezzo e totale, specificando la valuta; il paese di origine e motivo dell’esportazione (vendita al dettaglio, fornitura di campioni non destinati alla vendita etc).

• Dichiarazione di libera esportazione: attesta il rispetto, da parte del venditore, delle normative vigenti nel paese in cui si spedisce.

Negli Stati Uniti, particolare attenzione va data anche all'Electronic Export Information (EEI), che deve essere presentata attraverso il sistema Automated Export System (AES) per spedizioni che superano un certo valore. Questo documento è fondamentale per assicurare che le informazioni relative all'esportazione siano correttamente registrate e trattate dalle autorità doganali. Vi sono poi una serie di elementi da prendere in considerazione a seconda della tipologia di merce che si vuole spedire, come nel caso di chi vuole vendere vino online, un prodotto soggetto a controlli e dazi che necessita di particolari cure e attenzioni. In questi casi, una strategia utile consiste nel rivolgersi a players che offrono soluzioni multi-corriere, in modo da poter accedere alla formula migliore e capaci di garantire il giusto equilibrio tra costi, tempistiche e sicurezza. 

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